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10 principais dicas na hora de terceirizar a folha de pagamento

Não é tão simples definir com qual empresa se associar para terceirizar a força de trabalho da sua empresa, garantindo conformidade, eficiência e eficácia.

Por esse motivo, listo abaixo as 10 dicas a serem consideradas na hora de contratar um parceiro de negócios adequado, com base na minha experiência de mais de 30 anos nesse mercado. Preste atenção nas dicas!

1. Faça uma pesquisa detalhada:

Somente uma pesquisa profunda e atenta irá subsidiá-lo com informações qualificadas sobre as principais empresas do mercado. Selecione uma empresa terceirizada confiável e experiente, que tenha um bom histórico, referências positivas e uma gestão atenta às demandas dos clientes. Verifique se o site da empresa possui informações de contato acessíveis, avaliações de clientes e outras informações relevantes como: valores organizacionais e equipe (fator humano da empresa).

2. Verifique a qualificação da empresa:

Identifique se a empresa possui todas as qualificações necessárias para a prestação desses serviços, como: registro, certificações e licenças. Essas informações podem estar disponíveis na internet ou podem ser solicitadas ao entrar em contato com a empresa.

3. Conheça o sistema de processamento de folha de pagamento:

Certifique-se de que a empresa tenha um sistema de processamento de folha de pagamento seguro e eficiente, garantindo a confidencialidade  dos dados dos funcionários, agilidade e precisão na folha de pagamento, faturamento e cumprimento da legislação para que você esteja protegido em relação às questões trabalhistas.

4. Solicite propostas:

Avalie pelo menos três propostas de empresas diferentes e  compare os custos e benefícios oferecidos por cada uma delas. O custo mais barato nem sempre refletirá a melhor proposta, pois todos os outros fatores mencionados aqui devem ser considerados na hora de tomar a decisão.

5. Seja claro:

Defina suas necessidades e expectativas de forma clara e objetiva. Isso ajudará durante o processo de triagem da empresa a ser contratada.

6. Revise os termos do contrato:

Analise cuidadosamente os termos do contrato com a empresa parceira, garantindo que eles sejam claros para você e que atendam às suas necessidades e expectativas. Se houver alguma discordância, solicite uma revisão, adaptação ou alteração no contrato.

7. Verifique os processos internos do potencial parceiro de negócios:

Certifique-se de que a empresa tenha um bom suporte técnico e atendimento ao cliente para lidar rapidamente com quaisquer problemas ou dúvidas que você possa ter. Esse cuidado com o cliente muitas vezes fica claro desde os primeiros contatos, observando se a empresa responde com cordialidade, cuidado, respeito e em tempo hábil.

8. Preste atenção ao marco legal local:

Certifique-se de que a empresa terceirizada esteja em dia com a legislação trabalhista e tributária vigente, evitando assim possíveis problemas legais para sua empresa. Empresas com presença local costumam ter mais expertise nesse sentido.

9. Tenha engajamento:

Estabelecer  um canal de comunicação eficiente, para que haja um fluxo constante e transparente de informações, bem como para que as expectativas estejam constantemente alinhadas.

10. Monitore

O desempenho  da parceria comercial deve ser continuamente monitorado, verificando a qualidade e precisão do processamento da folha de pagamento, bem como a tempestividade dos pagamentos aos colaboradores, respeitando todos os seus direitos trabalhistas.

Espero que essas dicas possam te ajudar na seleção do parceiro certo, exatamente do jeito que você está procurando e tendo suas expectativas atendidas. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo: [email protected].